Apa itu Divisi Purchasing?

Dalam operasional perusahaan, divisi purchasing adalah sebuah divisi yang bertugas melakukan aktivitas pengadaan barang dan jasa yang dibutuhkan agar proses bisnis berjalan lancar. Tugasnya bukan sekadar “membeli”, tetapi memastikan kualitas, harga, waktu pengiriman, dan kepatuhan administrasi semuanya tepat.

Purchasing juga menjadi jembatan antara kebutuhan internal (produksi, marketing, operasional) dengan pasar pemasok. Dengan proses pengadaan yang efektif, perusahaan bisa menekan biaya, menghindari keterlambatan, dan menjaga standar mutu.

Untuk lebih jelasnya lagi, di bawah ini akan dijelaskan 7 jobdesk yang akan kamu emban ketika bekerja di divisi purchasing dari sebuah perusahaan. Disclaimer sebelumnya, apa yang dijelaskan di bawah ini adalah gambaran umum yang mungkin tidak sama di setiap perusahaan.

1. Perencanaan Kebutuhan & Penyusunan Purchase Requisition (PR)

Titik berangkat purchasing adalah identifikasi kebutuhan. Disini kamu akan sering berkoordinasi dengan pihak internal untuk memetakan spesifikasi, kuantitas dan target waktu dari kebutuhan. Kemudian, tugas kamu juga adalah memvalidasi kebutuhan agar setiap pembelian memang berdampak nyata pada kinerja di perusahaan. Kemudian dari perencanaan kebutuhan ini kamu harus mengonsolidasikan permintaan serupa untuk memperoleh skala ekonomi dimana pembelian dalam jumlah besar yang pastinya lebih murah dan hemat.

2). Sourcing & Vendor Mapping

Setelah kebutuhan jelas, tahap berikutnya adalah mencari pemasok yang tepat. Kalau dijabarkan dengan detail mungkin seperti ini gambarannya:

• Riset pasar untuk menemukan pemasok potensial baik itu yang berasal dari dalam negeri atau luar negeri
• Menyusun vendor list berdasarkan kategori barang/jasa.
• Memverifikasi legalitas dan kapasitas pemasok (izin usaha, portofolio, kapasitas produksi, dan ketepatan pengiriman). Jangan sampai berurusan dengan pemasok yang legalitasnya abu-abu bahkan kapasitas pemasuknya yang meragukan karena bisa berdampak buruk bagi perusahaan.

3. Permintaan Penawaran (RFQ), Evaluasi, & Negosiasi

Kamu akan mengirim Request for Quotation (RFQ) kepada beberapa supplier atau pemasok, lalu melakukan aktivitas dengan detail sebagai berikut.

• Membandingkan harga, syarat pembayaran, garansi, SLA (service level agreement), dan ketentuan after-sales.
• Melakukan Total Cost of Ownership (TCO), tidak hanya melihat harga beli, tetapi juga ongkos kirim, biaya instalasi, potensi downtime, dan biaya pemeliharaan.
• Negosiasi untuk mendapatkan kombinasi terbaik antara harga, kualitas, dan ketentuan logistik.

Disini, soft skill seperti kemampuan komunikasi dan kemampuan negosiasi sangat dibutuhkan.

4. Pembuatan Purchase Order (PO) & Administrasi Kontrak

Setelah pemenang dipilih, purchasing menyusun Purchase Order (PO) serta, bila diperlukan, perjanjian kerja sama. Tanggung jawabmu meliputi:

• Memastikan spesifikasi, kuantitas, harga, incoterms (jika impor), dan jadwal pengiriman tertuang jelas.
• Memeriksa syarat pembayaran (termin, DP, kredit) dan ketentuan penalti keterlambatan.
• Koordinasi legal/finance untuk kelengkapan dokumen (kontrak, NDA, atau perjanjian layanan).

Dalam poin ini, pastikan kamu tidak mengambil resiko besar karena sedikit kelalaian administrasi.

5. Monitoring Pengiriman & Koordinasi Logistik

PO sudah terbit bukan berarti tugas selesai. Kamu juga perlu memastikan supplier memproduksi dan mempersiapkan barang tepat waktu. Setelah itu, kamu juga perlu berkoordinasi dengan pihak logistik, ekspedisi, bahkan freight forwarder (jika barang dari luar negeri). Setelah barang dikirim, pastikan melacak status pengiriman dan menyiapkan rencana mitigasi andaikan ada kendala yang membuat barang telat atau tersangkut di kepabeanan.

6. Quality Receiving, GR/IR, & Rekonsiliasi Invoice

Ketika barang tiba, purchasing bekerja sama dengan gudang dan QC untuk memeriksa fisik dan fungsional sesuai spesifikasi di PO sebelumnya. Kemudian membuat Goods Receipt dan mencocokannya dengan invoice dari supplier. Artinya, disini kamu harus mencocokkan dokumen PO, GR dan Invoice.

Jika ada kekurangan atau kerusakan, maka tugas kamu adalah mengatasinya seperti melakukan klaim ke pihak supplier.

7. Evaluasi Kinerja Pemasok

Pengadaan yang baik itu berkelanjutan. Ketika kamu berhasil melakukan transaksi dengan satu vendor, maka divisi kamu harus menyiapkan evaluasi dari vendor tersebut. Beberapa kriteria yang di evaluasi meliputi kualitas, ketepatan waktu, respon ketika mendapatkan komplain, dan after sales. Kemudian tetapkan juga key performance indicators (KPI) dan beri umpan balik atau feedback yang terstruktur kepada supplier. Setelah itu, jika perusahaan kamu memutuskan untuk melanjutkan hubungan dagang dengan pihak supplier tersebut, pastikan cari peluang efisiensi kas perusahaan mulai dari coba kontrak tahunan yang biasanya lebih murah, bundling kategori, atau substitusi material tanpa adanya penurunan mutu.

Akhir Kata

Sebagai seorang yang bekerja di divisi purchasing sebuah perusahaan, tugas umumnya memang terlihat mudah karena hanya membeli barang untuk kebutuhan operasional perusahaan saja agar perusahaan dapat berjalan dengan normal. Namun jika dilihat lebih detail, apa yang ternyata diemban oleh mereka orang-orang di divisi purchasing tidak sekedar beli barang saja. Ada banyak tanggung jawab yang kalau dilihat satu-persatu itu bisa berdampak besar terhadap kelangsungan perusahaan.