LO, sebuah profesi yang dalam dunia profesional jarang terdengar namanya namun punya peranan penting terutama di bidang event organizer, pemerintahan, korporasi, dan hospitality. Meski jarang terdengar oleh banyak orang, banyak orang belum benar-benar memahami apa itu LO, apa tugas utamanya, serta keahlian apa yang dibutuhkan untuk menjalankan profesi ini dengan baik.
Dalam artikel ini kita akan membahas secara lengkap mengenai 7 tugas utama seorang Liaison Officer (LO). Sehingga bagi kamu yang mau melamar posisi ini ataupun ada kebutuhan untuk mengetahui pekerjaan ini bisa tahu apa itu sebenarnya LO dan tugas utamanya.
Apa Itu Liaison Officer (LO)?
Singkatnya, Liaison Officer adalah seseorang yang berperan sebagai penghubung antara dua pihak; misalnya antara tamu penting (VIP), klien, atau lembaga tertentu dengan penyelenggara acara atau perusahaan.
Seorang LO mengemban tanggung jawab untuk memastikan komunikasi berjalan lancar, kebutuhan pihak yang didampingi terpenuhi, dan setiap kegiatan berlangsung dengan profesional dan efisien.
Dalam konteks acara resmi, seperti konferensi, seminar, hingga kunjungan kenegaraan, LO sering menjadi wajah pertama yang ditemui oleh tamu penting. Oleh karena itu, kemampuan interpersonal, komunikasi, dan organisasi sangat dibutuhkan dalam profesi ini.
Untuk lebih jelasnya lagi, berikut adalah 7 tugas utama seorang liaison officer (LO) jika harus di breakdown ke beberapa tugas inti.
1. Menjadi Penghubung Antara Pihak yang Terkait
Tugas utama seorang LO adalah menjadi jembatan komunikasi antara dua pihak, misalnya antara penyelenggara acara dan tamu VIP.
LO harus memastikan bahwa setiap informasi, jadwal, dan kebutuhan tersampaikan dengan jelas dan tepat waktu. Komunikasi yang buruk dapat menyebabkan miskomunikasi, keterlambatan, atau bahkan kesalahan fatal dalam acara.
2. Menyusun dan Mengatur Jadwal Kegiatan
Seorang Liaison Officer juga bertanggung jawab mengatur agenda harian tamu yang didampingi. Misalnya, jam kedatangan, transportasi, jadwal makan, waktu istirahat, hingga sesi acara utama.
Ketepatan waktu dan perhatian terhadap detail menjadi kunci agar kegiatan berjalan lancar. LO biasanya juga berkoordinasi dengan tim logistik dan protokol agar tidak ada jadwal yang bertabrakan.
3. Mengatur Transportasi dan Akomodasi
Tugas penting lainnya adalah memastikan seluruh kebutuhan transportasi dan akomodasi tamu telah disiapkan dengan baik.
Liaison Officer harus memastikan mobil penjemputan, hotel, serta fasilitas lainnya sesuai standar dan nyaman bagi tamu. Dalam beberapa kasus, LO juga bertugas mendampingi selama perjalanan untuk memastikan keamanan dan kenyamanan tamu.
4. Memberikan Informasi dan Pendampingan di Lokasi
LO bukan hanya sekadar pendamping, tetapi juga menjadi sumber informasi utama bagi tamu.
Seorang Liaison Officer harus memahami seluk-beluk lokasi acara, tata cara kegiatan, serta protokol yang berlaku. Ketika tamu membutuhkan bantuan atau informasi mendadak, LO harus siap memberikan solusi dengan cepat dan sopan.
5. Mengatasi Masalah Secara Cepat
Dalam dunia kerja, tidak semua hal berjalan sesuai rencana. Di sinilah kemampuan problem solving seorang Liaison Officer diuji.
Mulai dari perubahan jadwal mendadak, gangguan teknis, hingga kebutuhan mendesak tamu, semuanya harus bisa diatasi dengan tenang dan profesional. LO harus mampu mengambil keputusan cepat tanpa menimbulkan kepanikan atau kesalahan komunikasi.
6. Menjaga Kerahasiaan dan Profesionalisme
Sebagai seseorang yang sering berinteraksi dengan tokoh penting, Liaison Officer wajib menjaga etika, sopan santun, dan kerahasiaan informasi.
Setiap data atau percakapan yang melibatkan pihak tertentu tidak boleh disebarluaskan tanpa izin. Profesionalisme ini menjadi dasar kepercayaan agar LO bisa dipercaya dalam jangka panjang.
7. Membuat Laporan dan Evaluasi
Setelah acara selesai, LO biasanya diminta membuat laporan mengenai kegiatan yang telah berlangsung. Laporan yang biasanya bersifat formal ini biasanya hanya terbatas untuk acara-acara formal juga.
Laporan ini mencakup jadwal, kendala yang dihadapi, solusi yang diberikan, serta rekomendasi untuk perbaikan di masa depan. Dokumen ini sangat penting bagi tim penyelenggara agar evaluasi kegiatan berikutnya lebih baik.
Akhir Kata
Menjadi Liaison Officer (LO) adalah sebuah pekerjaan yang tidak bisa dilakukan dengan fokus setengah-setengah karena seorang LO itu sangat berperan penting dalam keberhasilan suatu kegiatan.
Dengan memahami 7 tugas utama seorang Liaison Officer, Anda dapat melihat bahwa profesi ini menuntut banyak soft skills tanggung jawab besar, kemampuan komunikasi tinggi, pemecah masalah, dan berdedikasi tinggi dalam yang sedang dilakukan.
Jika dijalankan dengan baik, seorang LO profesional bisa menjadi kunci sukses hubungan antara penyelenggara dan pihak yang diwakilinya.
