Dalam dunia kerja, beberapa perusahaan besar yang memang memiliki SoP ketat biasanya mengharuskan karyawannya yang tidak masuk kerja untuk mengabari perusahaan menggunakan surat formal yaitu surat izin tidak masuk kerja. Ada kalanya kondisi tertentu seperti sakit, urusan keluarga mendesak, atau keperluan pribadi yang tidak bisa ditunda membuat kita harus mengajukan izin tidak masuk kerja.

Dalam situasi seperti itulah contoh surat izin tidak masuk kerja dibutuhkan. Karena memang kebanyakan orang pasti bingung harus menuliskan apa dan seperti apa format penulisannya. Tanpa panjang lebar lagi mari simak soal penjelasan surat izin tidak masuk kerja berikut ini.

Alasan Kenapa Surat Izin Itu Penting

Surat izin tidak masuk kerja adalah bentuk komunikasi resmi kepada atasan atau HRD untuk memberi tahu alasan ketidakhadiran kita. Walaupun memang tidak umum digunakan sekarang ini, beberapa perusahaan yang memiliki SoP ketat masih menggunakan sistem ini.

Surat ini bukan sekadar formalitas, melainkan wujud tanggung jawab dan profesionalisme sebagai karyawan. Dengan memberikan surat izin, kita menunjukkan sikap hormat kepada perusahaan serta mencegah asumsi negatif terkait absensi kita.

Inilah Format Umum yang Biasa Digunakan

Format yang digunakan untuk menulis surat izin tidak masuk kerja adalah sebagai berikut.

• Tanggal surat
• Kepada siapa surat ditujukan (biasanya atasan langsung atau HRD)
• Salam pembuka
• Isi surat: alasan tidak masuk, tanggal ketidakhadiran, dan permohonan maaf
• Penutup dan ucapan terima kasih
• Tanda tangan dan nama terang

Surat ini dapat dibuat secara tulisan tangan, diketik di Word, atau bahkan dikirim melalui email atau aplikasi komunikasi resmi kantor.

Contoh Surat Izin Tidak Masuk Kerja Karena Sakit

Berikut ini adalah contoh surat izin tidak masuk kerja yang bisa kamu jadikan referensi misalkan jika alasan tidak masuk kerjanya adalah karena sakit. Kalau alasannya selain sakit, bisa diganti permohonan izinnya sesuai keperluan atau halangan yang memang tidak memungkinkan bagi kamu masuk kerja.

Jakarta, 18 Juli 2025
 Kepada Yth.
 HRD PT Maju Jaya Abadi
 Di Tempat

Dengan hormat,
Saya yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama : Rudi Hartono
Jabatan : Staf Administrasi
Departemen : Keuangan

Dengan ini mengajukan permohonan izin tidak masuk kerja pada hari Jumat, 18 Juli 2025, dikarenakan kondisi kesehatan saya yang kurang baik (sakit). Saya sudah memeriksakan diri ke dokter dan disarankan untuk beristirahat selama satu hari guna mempercepat proses pemulihan.

Demikian surat izin ini saya sampaikan. Atas perhatian dan pengertiannya, saya ucapkan terima kasih.

Hormat saya,

(tanda tangan)

Budi Sudibyo

Tips Menulis Surat Izin Tidak Masuk Kerja

Beberapa tips yang bisa kamu jadikan pegangan ketika menulis surat izin tidak masuk kerja adalah sebagai berikut.

• Pastikan gunakan bahasa yang formal. Hindari bahasa yang terlalu santai, apalagi jika ditujukan pada atasan.
• Jelaskan alasan secara singkat dan jelas. Tidak perlu menjelaskan terlalu detail, cukup sebutkan alasannya secara langsung. Hargai waktu kolega atau atasanmu
• Cantumkan tanggal izin dengan tepat. Ini sangat penting agar manajemen dapat mengatur ulang pekerjaan jika diperlukan.
• Lampirkan bukti pendukung seperti surat keterangan dokter jika izin karena sakit. Jika tidak ada beberapa perusahaan yang ketat biasanya menolak izin tersebut dan menggantinya ke cuti tahunan.
• Segera kirimkan suratnya, bantu dibuatkan istri atau yang serumah jika badan tidak mampu menulis dikarenakan sakit berat.

Untuk yang Remote Working bisa Kirim Melalui Email atau WhatsApp

Dalam kondisi kerja remote, surat izin juga bisa dikirim dalam bentuk email atau pesan resmi yang contohnya adalah sebagai berikut.

Subjek Email: Izin Tidak Masuk Kerja – Rudi Hartono

Yth. Bapak/Ibu HRD,

Saya, Rudi Hartono (Staf Administrasi – Keuangan), ingin mengajukan izin tidak masuk kerja pada Jumat, 18 Juli 2025, karena sakit dan sedang menjalani istirahat sesuai anjuran dokter.

Terima kasih atas perhatian dan pengertiannya.

Hormat saya,

Budi Sudibyo

Akhir Kata

Menulis surat izin tidak masuk kerja bukan hal yang sulit, namun tetap harus dilakukan dengan penuh tanggung jawab. Gunakan contoh surat izin tidak masuk kerja yang telah dijelaskan di atas sebagai referensi, dan pastikan surat kamu dikirimkan dengan cara yang sesuai dengan budaya dan SoP perusahaan.

Dengan begitu, hubungan profesional dengan tempat kerja tetap terjaga, meski Anda sedang berhalangan hadir.